Powrót z Niemiec bez kompletu dokumentów nie musi oznaczać, że rozliczenie podatkowe jest niemożliwe. Problem jest dość typowy w przypadku osób, które pracowały sezonowo, kilkukrotnie zmieniały pracodawcę, były zatrudnione przez agencję albo zakończyły pracę i szybko wróciły do Polski. Brak dokumentacji trzeba jednak uporządkować przed przygotowaniem deklaracji, zamiast zastępować oficjalne dane kwotami odtworzonymi wyłącznie na podstawie pamięci.
Szczególnie istotna jest dokumentacja potwierdzająca niemieckie wynagrodzenie i pobrane należności podatkowe. Jeżeli jej brakuje, jednym z etapów przygotowania rozliczenia może być odzyskanie potrzebnych informacji. Dopiero kompletny zestaw danych pozwala prawidłowo ustalić dochody, poniesione koszty i potencjalny zwrot podatku z Niemiec.
Problem brakujących dokumentów nie dotyczy wyłącznie pracowników. Z dokumentacją mogą mieć trudności również przedsiębiorcy świadczący usługi na terenie Niemiec, w tym firmy wykonujące prace budowlane. W każdym przypadku trzeba jednak ustalić, jakiego dokładnie dokumentu brakuje i do czego jest on potrzebny.
Jakich dokumentów najczęściej brakuje po pracy w Niemczech?
Jednym z podstawowych dokumentów pracownika jest Lohnsteuerbescheinigung. Zawiera on dane dotyczące zatrudnienia i rozliczeń podatkowych przekazywanych przez pracodawcę.
Pracownik może jednak posiadać także miesięczne paski wynagrodzeń, umowę o pracę, dokumenty dotyczące zakwaterowania, informacje o ubezpieczeniu oraz korespondencję z pracodawcą. Wszystkie te materiały warto zachować, nawet jeżeli wydają się mniej istotne niż dokument roczny.
Częsty problem występuje wtedy, gdy podatnik pracował dla kilku firm. Posiada dokument od ostatniego pracodawcy, ale zapomina o wcześniejszym, krótkim zatrudnieniu. W rozliczeniu należy uwzględnić cały rok, a nie tylko ostatnie miejsce pracy.
Dlaczego sama historia rachunku bankowego nie wystarczy?
Po utracie dokumentów pierwszym źródłem informacji często staje się bankowość elektroniczna. Historia rachunku pozwala sprawdzić, kiedy pracodawca dokonywał wypłat i jaka kwota została przekazana.
Nie jest to jednak to samo co oficjalna dokumentacja wynagrodzenia. Na rachunek wpływa zazwyczaj kwota po dokonaniu odpowiednich potrąceń. Z samego przelewu nie można prawidłowo odtworzyć wszystkich danych potrzebnych do deklaracji.
Pracodawca mógł potrącać również opłatę za zakwaterowanie, transport lub inne świadczenia. Dlatego dwie osoby z podobnym wynagrodzeniem mogą otrzymywać na konto różne kwoty.
Historia bankowa może pomóc ustalić okres zatrudnienia i nazwę pracodawcy, ale nie powinna zastępować właściwych dokumentów podatkowych.
Co zrobić, gdy brakuje Lohnsteuerbescheinigung?
Najpierw należy sprawdzić, czy dokument nie został przekazany elektronicznie albo wysłany na wcześniejszy adres. Problem może wynikać ze zmiany miejsca zamieszkania po powrocie do Polski.
Warto również przejrzeć pocztę elektroniczną i dokumentację otrzymaną podczas zatrudnienia. Niektórzy pracodawcy udostępniają dokumenty poprzez system pracowniczy.
Jeżeli dokumentu nadal nie ma, należy ustalić dane byłego pracodawcy oraz dokładny okres zatrudnienia. Pomocne mogą być umowa, paski wypłat, przelewy i wcześniejsza korespondencja.
Najgorszym rozwiązaniem jest samodzielne stworzenie przybliżonej wartości dochodu. Oficjalne dane powinny zostać odzyskane lub zweryfikowane przed wysłaniem deklaracji.
Brak dokumentu od jednego z kilku pracodawców
Sytuacja staje się bardziej złożona, gdy podatnik posiada większość dokumentów, ale brakuje jednego zestawu dotyczącego krótkiego zatrudnienia.
Nie należy wtedy przygotowywać rozliczenia wyłącznie na podstawie posiadanych dokumentów i pomijać brakującego okresu. Krótka praca nadal stanowi część historii dochodów danego roku.
Najlepiej przygotować chronologiczną listę pracodawców. Przy każdej firmie warto zapisać okres zatrudnienia i oznaczyć posiadane dokumenty.
Taki prosty system pozwala szybko zauważyć braki. Jest szczególnie przydatny osobom pracującym przez agencje, ponieważ formalny pracodawca nie zawsze jest tym samym podmiotem co zakład, w którym faktycznie wykonywano obowiązki.
Agencja pracy a zakład, w którym wykonywano pracę
Pracownik może codziennie pracować w dużym zakładzie produkcyjnym, ale formalnie być zatrudniony przez agencję. W takim przypadku dokumentacji dotyczącej wynagrodzenia należy szukać przede wszystkim u podmiotu będącego pracodawcą.
Jest to ważne, ponieważ po kilku miesiącach pracownik może pamiętać nazwę zakładu, ale nie pełne dane agencji zatrudnienia.
Pomocna jest umowa o pracę. Powinna pozwolić ustalić podmiot odpowiedzialny za dokumentację zatrudnienia.
Jeżeli pracownik zmieniał agencje, ale pozostawał w tym samym zakładzie, może potrzebować dokumentów od kilku formalnych pracodawców.
Brak pasków wynagrodzeń
Nie każda brakująca miesięczna lista płac uniemożliwia dalsze działanie, jeżeli podatnik posiada prawidłowy dokument roczny. Paski wynagrodzeń mogą być jednak bardzo przydatne przy analizie dodatkowych potrąceń.
Dotyczy to szczególnie zakwaterowania i transportu. Jeżeli firma pobierała opłaty bezpośrednio z wypłaty, informacje mogą znajdować się właśnie na miesięcznych dokumentach.
Paski pozwalają również wyjaśnić premie, nadgodziny, zmiany wynagrodzenia i inne nieregularne elementy wypłaty.
Jeżeli podatnik chce wykazać określony wydatek związany z potrąceniem pracodawcy, powinien posiadać dokument pozwalający ustalić jego rzeczywistą wartość.
Zagubiona niemiecka decyzja podatkowa
Innym problemem jest brak wcześniejszego Einkommensteuerbescheid. Może to być istotne, gdy podatnik chce sprawdzić wcześniejsze rozliczenie, porównać dane lub wyjaśnić korespondencję z urzędu.
Decyzji podatkowej nie należy mylić z dokumentem od pracodawcy. Lohnsteuerbescheinigung opisuje przede wszystkim dane związane z zatrudnieniem, natomiast Einkommensteuerbescheid jest wynikiem postępowania podatkowego dotyczącego danego roku.
Przechowywanie obu dokumentów jest ważne, ponieważ pełnią różne funkcje.
Jeżeli podatnik otrzymuje kolejne pismo z Finanzamt, warto ustalić, którego roku i której wcześniejszej decyzji dotyczy korespondencja.
Brak dokumentów dotyczących dojazdów
Rozliczenie kosztów związanych z pracą może wymagać dodatkowej dokumentacji. Problem pojawia się, gdy podatnik pamięta, że codziennie pokonywał określoną trasę, ale nie potrafi dokładnie ustalić liczby dni pracy.
Nie należy automatycznie mnożyć odległości przez wszystkie dni robocze roku. Trzeba uwzględnić rzeczywisty okres zatrudnienia, urlopy, choroby, dni wolne oraz ewentualne zmiany miejsca pracy.
Pomocne mogą być umowy, miesięczne dokumenty wynagrodzenia, grafiki pracy oraz informacje dotyczące zakwaterowania.
Jeżeli pracownik zmieniał mieszkanie, należy również rozdzielić trasy przypadające na poszczególne adresy.
Brak umowy najmu mieszkania
Osoba pracująca w Niemczech może chcieć uwzględnić określone koszty związane z dodatkowym miejscem zamieszkania, ale po powrocie do Polski nie posiada już umowy najmu.
W takim przypadku warto sprawdzić przelewy, korespondencję z wynajmującym oraz inne dokumenty dotyczące pobytu. Jeżeli opłatę potrącał pracodawca, informacja może znajdować się na paskach wynagrodzeń.
Nie należy samodzielnie ustalać miesięcznego czynszu na podstawie pamięci i mnożyć go przez cały okres zatrudnienia.
Trzeba również sprawdzić, czy część kosztów nie została pokryta przez firmę. Do rozliczenia powinny trafiać dane odpowiadające rzeczywistym wydatkom podatnika.
Dokumenty potrzebne do rozliczenia dochodów w Polsce
Brak niemieckiej dokumentacji może utrudniać również przygotowanie polskiego zeznania, jeżeli podatnik ma obowiązek wykazać zagraniczne dochody.
W zależności od indywidualnej sytuacji zastosowanie może mieć pit36/Zg. W takim przypadku szczególnie ważne jest prawidłowe ustalenie wartości dochodów zagranicznych.
Nie powinno się wykazywać kwoty netto otrzymanej na rachunek jako zamiennika oficjalnych danych. Wcześniej należy ustalić wartości wynikające z dokumentacji niemieckiej.
Jeżeli podatnik osiągał również dochody w Polsce, trzeba zebrać dokumenty dotyczące obu państw i odpowiednio uporządkować okresy uzyskiwania przychodów.
Brak dokumentów przy działalności gospodarczej
Przedsiębiorca świadczący usługi w Niemczech potrzebuje innego zestawu dokumentów niż pracownik. Podstawą są przede wszystkim faktury, umowy ze zleceniodawcami, dokumenty kosztowe oraz potwierdzenia płatności.
Jeżeli przedsiębiorca obsługiwał kilku klientów, warto przygotować oddzielny zestaw dla każdego zlecenia. Pozwala to sprawdzić, czy wszystkie faktury zostały uwzględnione i czy płatności odpowiadają wystawionym dokumentom.
Brak faktury lub potwierdzenia może wymagać odtworzenia dokumentacji księgowej. Nie należy zastępować jej wyłącznie historią bankową bez ustalenia, czego dotyczył konkretny przelew.
Szczególnej uwagi wymagają również wydatki związane z noclegami, przejazdami, materiałami i wykonywaniem usług w różnych miejscowościach.
Brak dokumentów przy usługach budowlanych
Przedsiębiorcy wykonujący prace budowlane mogą potrzebować dokumentacji dotyczącej niemieckiego mechanizmu potrącenia podatku budowlanego.
Jednym z ważnych dokumentów jest freistellungsbescheinigung. Jeżeli przedsiębiorca posiadał takie zaświadczenie, powinien zachować jego kopię oraz sprawdzić okres obowiązywania.
Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy w jednym roku realizowano kilka kontraktów. Zaświadczenie mogło obowiązywać podczas jednego zlecenia, natomiast sytuacja przy innym mogła wyglądać inaczej.
Jeżeli zleceniodawca dokonał potrącenia, przedsiębiorca powinien posiadać dokument pozwalający powiązać je z konkretną usługą i fakturą.
Jak odtworzyć historię pracy po kilku latach?
Im więcej czasu minęło od zatrudnienia, tym trudniej odtworzyć wszystkie szczegóły. Dlatego najlepiej rozpocząć od stworzenia osi czasu.
Należy zapisać wszystkie znane miejsca pracy, przybliżone daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia, adresy zakwaterowania oraz powroty do Polski.
Następnie informacje można porównać z historią bankową, wiadomościami e-mail, umowami i posiadanymi paskami wynagrodzeń.
Celem nie jest stworzenie deklaracji na podstawie przybliżeń, lecz ustalenie, których oficjalnych dokumentów nadal brakuje.
Dokumenty po zmianie nazwiska lub adresu
Dodatkową trudnością może być zmiana danych osobowych albo miejsca zamieszkania. Dokumenty wysyłane przez pracodawcę lub urząd mogły trafić pod wcześniejszy adres.
Przy odzyskiwaniu dokumentacji warto więc posługiwać się danymi, które obowiązywały w okresie zatrudnienia, jednocześnie wskazując aktualne informacje potrzebne do korespondencji.
Zmiana adresu nie zmienia samego dochodu, ale może tłumaczyć, dlaczego podatnik nie otrzymał dokumentów po zakończeniu roku.
Warto również zachować informacje pozwalające powiązać wcześniejszą dokumentację z aktualnymi danymi podatnika.
Dlaczego nie warto zgadywać brakujących kwot?
Przy rozliczeniu podatkowym wartości powinny wynikać z dokumentów. Szacowanie dochodu na podstawie liczby miesięcy i przeciętnej wypłaty może prowadzić do istotnych rozbieżności.
Wynagrodzenie mogło zmieniać się ze względu na nadgodziny, dodatki, premie, absencję albo zmianę warunków zatrudnienia.
Również zaliczki podatkowe nie musiały być identyczne każdego miesiąca. Dlatego proste odtworzenie danych na podstawie średniej wypłaty nie daje wiarygodnego wyniku.
Jeżeli dokument jest potrzebny do deklaracji, właściwym kierunkiem jest jego odzyskanie lub potwierdzenie danych w odpowiednim źródle.
Jak przygotować dokumentację przed rozliczeniem?
Najlepiej podzielić materiały według źródła dochodu. Oddzielny zestaw powinien powstać dla każdego pracodawcy, a przy działalności dla dokumentacji firmowej.
Następnie warto wydzielić dokumenty dotyczące mieszkania, dojazdów, powrotów do Polski oraz innych kosztów związanych z pracą.
Braki należy oznaczyć przed rozpoczęciem sporządzania deklaracji. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której problem wychodzi na jaw dopiero podczas wprowadzania danych.
Jeżeli pracownik posiada komplet dokumentów dochodowych, ale brakuje mu części potwierdzeń kosztów, należy rozdzielić te dwa problemy. Brak dowodu konkretnego wydatku nie oznacza automatycznie braku danych dotyczących wynagrodzenia.
Komplet dokumentów ułatwia również późniejsze wyjaśnienia
Dokumentacja może być potrzebna nie tylko podczas składania deklaracji. Niemiecki urząd może poprosić o dodatkowe informacje albo wydać decyzję różniącą się od oczekiwań podatnika.
Jeżeli wszystkie materiały są uporządkowane, łatwiej sprawdzić, z czego wynika różnica i jakie dane zostały wcześniej przedstawione.
Warto więc przechowywać kopię deklaracji razem z dokumentami od pracodawców, zaświadczeniami, potwierdzeniami kosztów oraz późniejszą decyzją Finanzamt.
Odzyskanie brakujących dokumentów przed rozpoczęciem rozliczenia pozwala oprzeć deklarację na rzeczywistych danych zamiast przybliżeniach. Ma to znaczenie zarówno dla pracownika rozliczającego wynagrodzenie, jak i przedsiębiorcy dokumentującego usługi wykonywane na terenie Niemiec.
